Vielleicht kennst du die Frage aus Vorstellungsgesprächen: „Wenn wir Ihre Freunde fragen würden, welches Ihre größte Stärke ist, was würden die dann antworten?“

Meine Freunde würden auf diese Frage folgendes sagen: „Die Carina? Die ist strukturiert und diszipliniert und hat einen genauen Plan.“

Gäääähn – wie langweilig! Aber genau das bin ich nun mal. Ich liebe Pläne und ich liebe Struktur. Ich kann Zeitmanagement. Wirklich. Und jetzt das Verblüffende: mein Leben ist trotzdem aufregend! 

Ich bin nämlich auch kreativ. Trotz und gerade wegen meiner Strukturiertheit. Beides lässt sich super miteinander verbinden. Vorausgesetzt, ich kenne meine Leistungskurve. Wenn ich weiß, wann ich üblicherweise meine täglichen kreativen Phasen habe, kann ich meinen Alltag um diese Phasen herum aufbauen. So kriege ich meine Aufgaben alle geschafft und habe trotzdem genug Zeit für Kreativität, Ausgelassenheit, Entspannung, Freiheit!

Du willst das auch haben? So schnell wie möglich? Dann habe ich an dieser Stelle 7 knackige Tipps für dich:

 

Tipp 1: Nimm dir jeden Tag 15 Minuten Zeit für die Aufgabenplanung.

Ok, manchmal sind es auch 20 Minuten. Manchmal aber auch nur 10. Wichtig ist erst einmal, dass du dir die Zeit überhaupt nimmst. Je routinemäßiger du deine Tagesaufgaben planst, desto schneller wirst du mit der Zeit darin.

Für die Aufgabenplanung gibt es mehrere Möglichkeiten. Welche für dich passend ist, ist abhängig von deinen persönlichen Vorlieben. Du kannst deine Aufgaben beispielsweise einfach untereinander auf ein Blatt Papier schreiben. Dann schätzt du die ungefähre Dauer für die einzelne Tätigkeit und nutzt vielleicht noch unterschiedliche Farben, um die Aufgaben zu gewichten.

Wenn du lieber papierlos arbeitest, verwendest du vielleicht Excel oder Tools wie Trello oder Evernote. Nimm dir ruhig die Zeit, die unterschiedlichen Möglichkeiten zu testen und entscheide dich für einen Weg. Du kannst natürlich auch unterschiedliche Tools kombinieren. Ich arbeite z. B. mit einem Papierkalender für die grobe Aufgabenplanung. Für die Detailplanung nutze ichEvernote und Excel und für die Terminierung lege ich Aufgaben in Outlook an, inkl. Erinnerungsfunktion.

Tipp 2: Setze Prioritäten.

Der Tag hat nur 24 Stunden. Oft haben wir Aufgaben, die wir nicht an einem Tag bewältigen können oder wir unterschätzen den zeitlichen Umfang einer Tätigkeit. Oder es kommt sonst etwas dazwischen. Wir alle kennen das. Es ist extrem wichtig, den Tag mit einem positiven Gefühl abzuschließen. Damit du das erreichen kannst, empfiehlt es sich, seine Tagesaufgaben zu priorisieren.

Ich überlege mir immer, welche 2 Aufgaben am jeweiligen Tag am wichtigsten sind und unbedingt erledigt bzw. weiter vorangetrieben werden müssen. Diesen Aufgaben widme ich mich zuerst. Danach kommt der Rest.

Ein in der Wirtschaft gängiges und leicht verständliches Modell zur Priorisierung von Aufgaben ist das Eisenhower-Prinzip. Danach analysierst du deine Aufgaben in Hinblick auf deren Wichtigkeit und Dringlichkeit. Aufgaben, die sowohl wichtig, als auch dringend sind, erledigst du umgehend. Aufgaben, die weder das eine, noch das andere sind, lässt du links liegen. Eine genauere Beschreibung dieses Prinzips sowie weitere gängige Methoden zur Aufgabenstrukturierung kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Tipp 3: Setze dir eine Deadline für die Aufgabenerledigung.

Damit du dich trotz eingehender Planung und Priorisierung nicht verzettelst, empfehle ich dir, dir für jede Aufgabe eine Deadline zu setzen. Also eine Uhrzeit, bis wann du diese erledigt haben willst. Sei konsequent und arbeite notfalls mit einem Wecker. Das motiviert ungemein 😉

Wenn du nach Ablauf deiner Frist nicht mit der Aufgabe fertig bist, verschiebe sie auf später bzw. auf den nächsten Tag. Ist es eine Aufgabe, die du unbedingt erledigen musst (wichtig und dringend), überlege dir, welche Aufgabe du an ihrer Stelle verschieben kannst.

Tipp 4: Plane ausreichend Pausen und Zeit für Entspannung ein.

Für deinen Geist und deinen Körper ist es wichtig, dass sich Anspannung und Entspannung gegenseitig ablösen und sich insgesamt in einem angemessenen Verhältnis befinden. Ist dies nicht der Fall, gerätst du in Stress. Deshalb solltest du von Anfang an Pausen in deinen Alltag einplanen, mehrere kleine und ein bis zwei große. Je nachdem, wie lange dein Arbeitstag dauert.

Wenn du länger mit einer bestimmten Aufgabe beschäftigt bist, solltest du etwa jede Stunde eine kurze Pause einlegen. Dabei reicht es schon, wenn du den Blick aus dem Fenster schweifen und deinen Gedanken freien Lauf lässt. Du kannst aber auch kurz aufstehen oder kleine Entspannungsübungen machen. In den großen Pausen ist es wichtig, dass du deinen Arbeitsplatz komplett verlässt. Iss etwas in Ruhe und genieße es, lies ein Buch, höre Musik oder gehe an die frische Luft. Ganz egal, solange es dir Spaß macht und dich entspannt.

Ein Extra-Tipp von mir: Tagträumen! Das entspannt total und macht zudem richtig viel Spaß. Ganz nebenbei förderst du noch deine Kreativität. Das ist wie ein kleiner Urlaub 🙂

Tipp 5: Delegiere! Gib Aufgaben ab.

Nein, du musst nicht alles allein schaffen. Du musst nicht jeden Tag die Welt retten. Und selbst wenn, ist es entspannter, wenn du es mit Hilfe anderer tust 😉

Ja, ok. Wenn du im Team arbeitest, mag das ja funktionieren. Aber wenn du Einzelkämpfer bist? Vielleicht auch noch im Home Office? – Ja, auch dann! Vor allem die Aufgaben, die rund um den Haushalt anfallen. Mach eine Liste und verteile dann die einzelnen ToDos. Idealerweise bekommt jeder einen eigenen Verantwortungsbereich. Wenn das erst mal eingespielt ist, funktioniert das wunderbar. Wenn du es dir leisten kannst, gönn dir eine Putzfrau. Oder eine Einkaufshilfe. Oder einen Gärtner. Wie du magst.

Auch als Solopreneur kannst du Aufgaben abgeben. In diesem Fall bedeutet abgeben „automatisieren“. Das funktioniert am PC wunderbar, denn es gibt viele tolle digitale Helferlein. Einige davon kannst du in meinem kostenlosen E-Book nachlesen. Wenn es für dich passt, kannst du auch einen Assistenten beschäftigen. Da gibt es verschiedene Möglichkeiten, auch wenn dir nur ein kleines Budget zur Verfügung steht.

Tipp 6: Nimm dir mindestens 1x pro Woche einen Abend frei.

Besser sogar zwei Abende. Einen für dich und deinen Schatz und einen für dich ganz allein. Und an diesem Abend machst du, was dir gefällt: Yoga, Lesen, Essen gehen mit Freunden, in Fotoalben schmökern, alte Filme schauen – ganz egal, solange es nichts mit deinem Job zu tun hat. Den blendest du an diesem, an DEINEM Abend, einfach aus.

Tipp 7: Halte durch! Freue dich auch über kleine Schritte.

Egal, wie motiviert du bist, die ersten 6 Tipps umzusetzen. Egal, wie diszipliniert du bist. Es wird Tage geben, an denen dir nichts so richtig gelingen mag und dir deine Zeit „entgleitet“. Ärgere dich nicht darüber, das ist sehr menschlich und passiert uns allen. Deshalb musst du nicht komplett von vorne anfangen. Auch wenn du in diesem Moment eben genau dieses Gefühl hast. Dagegen gibt es ein paar sehr wirksame Techniken aus dem Mentaltraining, aber das würde an dieser Stelle zu weit führen.

Fürs Erste hilft es, wenn du am Ende des Tages kurz überlegst, was dir vielleicht doch gelungen ist. Selbst wenn es nur kleine Dinge sind: wenn du deinen Posteingang aufgeräumt oder einen Abschnitt deines nächsten Blogartikels geschrieben oder die Termine für die Familie koordiniert hast – du bist in jedem Fall einen Schritt weiter als am Anfang des Tages. Freu dich! Und starte morgen neu durch.

So, das war’s. Jetzt kennst du 7 einfache Tipps, die du sofort umsetzen kannst. Am besten gleich heute. Wenn du noch mehr von der Sorte brauchst, hole dir am besten mein kostenloses E-Book mit insgesamt 25 Tipps, die sich schnell und einfach umsetzen lassen (hier klicken!).

Ich verrate dir sicher kein Geheimnis, wenn ich dir sage, dass es auch einem sehr disziplinierten Menschen wie mir an manchen Tagen schwer fällt, mein Zeitmanagement im Griff zu haben. Die Versuchungen lauern schließlich überall 😉 Aber das macht auch nichts.

Mein Appell an dich: gönne dir diese „Ausrutscher“ ruhig ab und zu. Vielleicht will dir dein Unterbewusstsein an solchen Tagen etwas sagen, z. B. dass du die Balance zwischen Anspannung und Entspannung verloren hast. Wie auch immer, nach einem „Lazy Day“ kommt garantiert wieder ein Aufschwung!

Jetzt erzähl du: Wie sieht dein Zeitmanagement üblicherweise aus? Was hat dir bisher gefehlt? Welche meiner Tipps setzt du vielleicht auch schon um? Hast du auch noch einen Tipp für mich? Schreib mir einen Kommentar!

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