„Zeit hat man nur, wenn man sie sich nimmt.“ (Karl Heinrich Waggerl)

So einfach könnte es sein. Die Zeit ist ja immer da. Die Sache hat allerdings einen Haken: Zeit kann man nicht sparen, so wie Geld. Die Zeit vergeht, ob wir sie nutzen oder nicht. Mehr Zeit zu haben ist für viele Menschen heutzutage ein großes Thema, Zeitmanagement ist in aller Munde. Dabei kann ich die Zeit gar nicht managen. Allerdings kann ich meine Einstellung zur Zeit ändern und meinen Umgang mit ihr bewusster gestalten.

Tools zum Zeitmanagement gibt es wie Sand am Meer, sicher hast du auch schon die eine oder andere Methode ausprobiert. Vielleicht hast du ja sogar schon eine passende Technik für dich gefunden – dann herzlichen Glückwunsch! Falls nicht, kann ich dir mit der folgenden Auswahl eventuell ein wenig Unterstützung bieten. Ich habe alle vorgestellten Methoden selbst getestet und in meinen Alltag integriert. Das sind meine Empfehlungen:

1. ALPEN-Methode: mein Favorit für die Aufgabenplanung

alpenIch liebe diese Methode, weil sie wirklich einfach und schnell in der Anwendung ist. Im Prinzip lassen sich alle Aufgaben damit planen, egal, ob Tagesaufgaben oder große Projekte. Ich nutze die Methode vorwiegend für meine tägliche Aufgabenplanung. Das funktioniert so:

 

Als erstes schreibst du stichwortartig alle Aufgaben auf, die an einem Tag anfallen. Dafür kannst du ein einfaches Blatt Papier nehmen. Ich nutze einen Buchkalender. So einen, den man für ein paar Euro im Schreibwarenhandel erhält. Das finde ich sehr praktisch, weil ich den Kalender überall mit hinnehmen kann und außerdem entfällt so die typische „Zettelwirtschaft“. Im nächsten Schritt schätzt du für jede einzelne Aufgabe, wie lange du benötigen wirst, um diese zu erledigen. Darauf schlägst du dann Pufferzeiten auf. Bei mir sind das erfahrungsgemäß zwischen 15% und 25%, je nach Aufgabenumfang. Der vierte Schritt ist der kniffligste, denn du musst Entscheidungen treffen: welche Aufgaben haben Priorität, welche sind weniger wichtig? (Bei diesem Punkt ist auch die nächste Methode sehr hilfreich J). Am Ende des Tages führst du dann eine Nachkontrolle durch. Sind alle Aufgaben erledigt? Falls ja: super, du hast es geschafft! Falls nein: es handelt sich hoffentlich um weniger wichtige Aufgaben 😉 Schreibe sie gleich für den nächsten Tag auf.

2. Eisenhower-Prinzip: einfach Prioritäten setzen

eisenhowerDas Eisenhower-Prinzip ist nichts anderes, als eine ABC-Analyse bezogen auf die Erledigung von Aufgaben. Wie du in der Graphik sehen kannst, werden die anfallenden Aufgaben nach Wichtigkeitund Dringlichkeit unterschieden. Nur die Aufgaben, die in beiden Dimensionen eine hohe Ausprägung aufweisen, sollten von dir mit höchster Priorität behandelt und umgehend erledigt werden (A-Aufgaben, in meinem Fall z. B. die Durchführung eines anstehenden Online-Coachings).

Bei Aufgaben der Kategorie B handelt es sich um sehr wichtige, aber nicht unbedingt dringende Aufgaben, die du nicht sofort erledigen musst. Bei mir ist das z. B. die inhaltliche und methodische Vorbereitung von Coaching-Sitzungen. Terminiere solche Tätigkeiten (z. B. in deinem Buchkalender für die täglichen Aufgaben oder auch als elektronische Aufgabe in deinem E-Mail-Postfach). Wenn solche Aufgaben nicht zwingend von dir selbst bearbeitet werden müssen und du die Möglichkeit hast, diese Aufgaben zu delegieren, tu es! Das gleiche machst du mit den C-Aufgaben, die sind nämlich nicht wirklich wichtig, dafür aber leider dringend (z. B. eine kurzfristige Anfrage deines Steuerberaters 😉 ). Ein Tipp, falls du als Einzelkämpfer unterwegs bist: setze dir täglich ein Zeitfenster, in dem du dir diese Aufgaben vornimmst und „in einem Rutsch“ abarbeitest.

Aufgaben der Kategorie D sind überflüssig – lass sie weg oder reduziere sie stark.

Die Problematik liegt bei dieser Methode darin, eine möglichst objektive Beurteilung durchzuführen. Oft ist es nämlich so, dass die weniger wichtigen Aufgaben die sind, die uns am meisten Spaß machen. Mit etwas Übung wächst du da aber ganz gut rein. Du kannst dir solche Aufgaben natürlich auch an das Ende des Tages setzen – und sie als eine Art Belohnung dafür ansehen, dass du alle Aufgaben mit höherer Priorität vorher erledigt hast 🙂

3. Pareto-Prinzip: Focus on

paretoAls ich das Pareto-Prinzip zum ersten Mal entdeckt habe, hat es mir einen großen Aha-Effekt beschert und meinen Blick auf meine Art und Weise der Aufgabenerledigung verändert. Es besagt nämlich, dass du in nur 20% deiner aufgewendeten Zeit unglaubliche 80% deines Ergebnisses erzielst! Das heißt im Umkehrschluss, dass du in den verbleibenden 80% deiner Zeit nur noch 20% Ertrag einfährst.

Für dich bedeutet das Folgendes: Fokussiere dich in deiner Liste der zu erledigenden Aufgaben auf die 20%, die dir das größte Ergebnis einbringen. Sonst verzettelst du dich leicht und hast am Ende des Tages das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Schon mal erlebt? Die 20:80-Regel könnte dein Ausweg sein. Sie lässt sich übrigens auch auf andere Lebensbereiche anwenden: 20% deiner Kunden bringen dir 80% deines Umsatzes; 20% deiner Kleidung trägst du in 80% deiner Zeit (diese Erkenntnis führt dazu, dass mein Kleiderschrank in der nächsten Zeit einer Radikalkur unterzogen wird 😉 ).

4. Zeitdieb-Analyse: Informationsflut eindämmen

Zeitdiebe sind persönliche Störfaktoren, die unseren täglichen (Arbeits-)Fluss unterbrechen – meist unerwünscht. Bezogen auf die Informationsflut, die ich täglich zu bewältigen habe, sind das vorwiegend diese hier:

  • unnötig lange Telefongespräche
  • E-Mails & Newsletter
  • soziale Medien
  • Fachzeitschriften
  • Fachbücher
  • Tageszeitung
  • Geschäftspost
  • Infopost, Kataloge und Prospekte

 

Wenn du deine Zeitdiebe in diesem Bereich nicht genau kennen solltest, schreibe dir ein oder zwei Wochen lang alles auf, was dir zu diesem Thema im Alltag begegnet.

Um mit der Fülle an Informationen besser zurecht zu kommen, empfehle ich dir, diese zu bündeln und in vorab bestimmten Zeitfenstern abzuarbeiten. Mein E-Mail-Postfach checke ich zum Beispiel morgens als erstes. Ich verschaffe mir dann einen Überblick, bearbeite wichtige E-Mails und lasse die weniger wichtigen auf „ungelesen“ stehen oder verschiebe sie in einen elektronischen Ordner zur späteren Erledigung. Für das Lesen von Newslettern habe ich wöchentlich zwei Zeitfenster reserviert.

Wenn ich durch Telefonate nicht gestört werden mag, stelle ich meine Telefone auf lautlos und lege sie außer Sichtweise. Entgangene Anrufe beantworte ich dann später im Block. Auch für den Umgang mit Social Media habe ich feste Zeiten reserviert. Die Versuchung ist sonst zu groß 😉

Meine Eingangspost bearbeite ich einmal täglich. Wichtige Korrespondenz wird sofort erledigt, Rechnungen mit Zahlungsziel lege ich auf Wiedervorlage. Infopost und Kataloge scanne ich kurz durch. Wenn nichts Relevantes dabei ist, wandert alles direkt in den Papierkorb.

In Fachbüchern und Fachzeitschriften markiere ich die Kapitel bzw. Artikel, welche primär interessant für mich sind. Diese werden zuerst gelesen. Für Fachzeitschriften gebe ich dir außerdem den Tipp, lieber nur ein bis zwei zu lesen, diese dafür aber intensiv. Wenn du es nicht schaffst, eine Ausgabe bis zur nächsten Neuerscheinung zu lesen, solltest du überlegen, wie relevant die Inhalte wirklich für dich sind.

Die Tageszeitung lese ich fast gar nicht. Wenn doch, dann nur die Überschriften, um einen groben Überblick zu bekommen. Abends schaue ich die Tagesschau. Dadurch fühle ich mich bis jetzt ausreichend und gut informiert.

5. Rituale: Automatisierung leicht gemacht

Automatisierung ist für mich als Solopreneurin sehr wichtig. Je mehr Dinge „von selbst“ laufen, umso besser 😉 Rituale gehören für mich dazu. Ich habe sehr viele Rituale und feste Arbeitsabläufe in meinen Alltag eingebaut. Das mag auf den ersten Blick eher starr und unflexibel wirken. Aber durch den Einbau von Pufferzeiten kann ich auch mit unvorhergesehenen Ereignissen relativ entspannt umgehen. Eine ganz banale Sache zum Thema ist beispielsweise, dass ich morgens immer mit einer Tasse Kaffee starte, dann fahre ich ganz entspannt den PC hoch. Meine erste Tätigkeit ist dann immer dieselbe: E-Mails checken und priorisieren. Danach ist die Aufgabenplanung an der Reihe. Damit schaffe ich mir ein gutes Fundament für den bevorstehenden Arbeitstag.

Den größten Schritt, den ich im letzten Jahr in Richtung Automatisierung gemacht habe, ist die Nutzung der Planungsfunktion auf Facebook. Das ist der Kanal, auf dem ich am meisten unterwegs bin. Ich poste wöchentlich in der Regel fünf Beiträge. Jede Woche steht unter einem bestimmten Thema, jedem Wochentag ist eine bestimmte Kategorie zugeordnet (montags starte ich z. B. immer mit einem Zitat). Beides macht es mir leichter, Ideen für meine Beiträge zu finden und meine Follower bekommen so einen roten Faden. Bis zum Freitag der Vorwoche sind die Inhalte fertig. Die Beiträge stelle ich dann gleich freitags, spätestens aber montags gesammelt ein und terminiere die jeweilige Veröffentlichung. Allein durch diesen Prozess habe ich eine Menge Zeit gewonnen, weitere Maßnahmen sind in Planung. Wenn du einen Tipp für mich hast, lass es mich gerne wissen!

6. Stundenplan: Pausen einläuten

Ein Stundenplan ist ein bisschen „old school“, funktioniert aber wunderbar bei der Einteilung von Arbeit und Pausen. Die Anwendung ist sehr einfach. Du trägst jeden Tag deine Aufgabenblöcke ein (grobe Angaben reichen aus, die Details stehen ja in deinem Aufgabenplan). Pro Tag planst du dann mehrere kleine und ein bis zwei größere Pausen ein. Ich mache z. B. alle zwei Stunden eine kurze Pause, in der ich auch meinen Arbeitsplatz verlasse und etwas komplett anderes mache. Das sind dann Auszeiten mit einer Dauer von 5 bis 15 Min. Nach ca. der Hälfte meiner geplanten Arbeitszeit mache ich eine größere Pause von mindestens einer, eher zwei Stunden. Meistens gehe ich dann mit dem Hund spazieren, das macht den Kopf frei und Platz für neue kreative Ideen 🙂

Mein Tipp: wenn dir das Aufschreiben der Pausen nicht ausreicht, benutze einen Wecker, um dich an die Einhaltung zu erinnern. Das funktioniert wirklich!

7. „Nein“ sagen: gekonnt Grenzen setzen

Wie oft passiert es, dass dich jemand bittet „Kannst du mal eben kurz…“ oder „Mach doch schnell mal…“? – Und du bist jemand, der eine Bitte selten bis gar nicht abschlägt? Oder denkst du dir oft „Ich sauge nur noch schnell durch, dann räume ich die Spülmaschine aus und dann geht’s los mit der Arbeit…“?

Lerne, „Nein“ zu sagen. Nicht nur zu Anderen, sondern vor allem auch zu dir selbst. Mit welchem Gefühl machst du abends Feierabend, wenn du deine Aufgaben nicht erledigen konntest, weil du noch diesem und jenem einen Gefallen getan und den Haushalt auf Vordermann gebracht hast? Oder arbeitest du dann länger?

Verstehe mich nicht falsch, du sollst natürlich gerne für deine Mitmenschen da sein und den Haushalt sollst du auch nicht vernachlässigen. Ich denke, du weißt schon, was genau ich hier meine. Überlege dir einfach jedes Mal, welche Priorität du dem entsprechenden Störfaktor einräumen willst. Ist die Anfrage bzw. Aufgabe wichtig oder nicht? Kannst du sie auf später verschieben? Ein „Nein“ ist in diesem Fall nichts Endgültiges. Es ist nur ein „Nein“ für jetzt gerade. Wenn du dir das bewusst machst, fällt es dir sicher auch leichter, das Wort auszusprechen. Auch hier macht die Übung den Meister!

Das sind meine 7 Empfehlungen, wie du es schaffen kannst, deinen Umgang mit der Zeit zu verbessern und sie effizienter zu nutzen. Dafür brauchst du manchmal auch eine ordentliche Portion Durchhaltevermögen. Es dauert seine Zeit, bis dir neue Gewohnheiten in Fleisch und Blut übergehen. Wenn es aber klappt, schaffst du dadurch Platz für die schönen und wirklich wichtigen Dinge im Leben J Ich freue mich, wenn der ein oder andere Tipp dir weiter hilft.

Jetzt interessiert mich aber, welche Erfahrungen du bereits mit dem Thema Zeitmanagement gemacht hast. Wo drückt bei dir der Schuh? Welche Techniken hast du bereits ausprobiert? Was funktioniert für dich gut? Ich freue mich auf deinen Kommentar!

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